フレッシュコンサート開催までにやった25のこと。

こんにちは。
クラリネット奏者の吉田佐和子です。

コンサートの準備って、本当にやることが沢山ありますよね。

終わった瞬間の達成感は本当に半端なく気持ちいいですが、それまではひたすらタスクだらけの日々。

でも、コンサートを見に行くことはよくするけれど、開催したことがない人も多いはず。
開催する側になってみないと分からないこともありますよね。

今回はわたしが自主コンサートの開催に向けてやってることをまとめてみました。

公に告知を始めるまでの準備

1.企画内容決定
2.予算組み
3.ホールの予約

・ホールの担当者と打ち合わせ
・防災対策書類を消防署に提出

4.出演者の決定
・出演者の宿泊先手配
・交通手段の調整

5.照明・音響会社の決定
今回行ったホールにはホール付きの音響・照明会社はいません。外注します。

6.コンサートに向けてピアノ調律の手配

7.ステージマネージャーの手配
コンサート中に演奏に集中出来るよう、ステージ上の転換だけでなく、音響・照明の方とも連携をとりつつ仕切っていただく役割です。

8.チケット販売場所の決定
ふるさとの福知山でキャパ500人ほどのホールで自主コンサートを行う場合、実店舗での販売はオクムラ楽器とアップルパイのシャルムのみ。
メールでの受付を始めてやってみました。チケット販売場所については、いつも試行錯誤しています。
それまでの経験や傾向、お客様からの意向も聞いてオクムラ楽器以外は毎回変えてます。

9.後援申請
今回は福知山市と両丹日日新聞社にお願いしました。よく聞かれるのですが、この後援を受けたことでお金をいただくことはありません。福知山市の後援を受けると、たとえば福知山市文化協会が運営している施設にポスターを貼ってもらう事が出来ます。両丹日日新聞社の後援を受けると、記事を書いていただけます。

10.チラシ・ポスター・チケットの制作
今回はチラシ4000枚、ポスター300枚、チケット1000枚を印刷。デザインを外注する場合、依頼してから完成まで、最低でも1ヶ月はみておく必要がある。最初にデザインが上がってきてから微調整を繰り返し、その後に印刷となります。

11.協賛のお願い
今回はクラウドファンディングを使って、コンサート開催へのご協力をお願いしました。
クラウドファンディング申請の時に役に立ったのは、これまで福知山市や京都府の補助金申請で必要だった作業。
コンサートの目的、コンサートを行うことで見込まれる変化などを記入する必要がありましたが、比較的スムーズに作業することが出来ました。

チラシやポスターが出来たらやること

1.チラシ挟み込み箇所の打診、ポスター掲示のお願いに回る
福知山市文化協会の文化的な行事での挟み込みや、イベントでのチラシ配布。ポスターは色んな方に頼んで貼ってもらいます。

2.コンサートの取材のお願い
今回は京都新聞、両丹日日新聞、朝日新聞がつくっているラサンカという地域情報誌に取材やコンサート情報の掲載をお願いしました。

3.ダイレクトメールの発送
福知山のコンサートに来られるお客様でwebで情報をチェックしている人は、本当にほんの一部なので、お手紙を出すようにしています。
ダイレクトメールへの同封物は以下の通り。
・コンサートのご案内
・コンサートチラシ
・1stアルバムフライヤー
→この時に切手が大量に必要になります。

DM発送時には、封筒は絶対のり付きが便利です!

4.パンフレットの製作、印刷
内容は下記の通り。毎回私が作っているのでデザイン代はかからないが、やはりチェックを入念に行ったりしていると12時間ほど時間がかかってしまう。
・あいさつ
・これまでの活動内容
・プログラム
・出演者プロフィール
・交響詩福知山の制作の経緯
・インフォメーション
(ふくてぃーやまを作りました、2ndアルバムのリリースツアー告知)

5.パンフレットに挟み込むものの用意
・アンケート
・コンサート開催資金へのご協力のお願い
・2ndアルバム予約用紙
→ペクジル(小さい鉛筆)も用意します。

ひたすら打ち上わせ

1.各プログラムごとに演奏者の配置決定してまとめる
2.当日のタイムスケジュール作成

これを作ってから下記の打ち合わせ
◾︎音響さんと打ち合わせ
◾︎照明さんと打ち合わせ
◾︎ステージマネージャーさんと打ち合わせ

ひたすらアレンジ

今回の為に、曲をひたすらアレンジします。

SNSを使ってコンサート開催をPRする

TwitterやFacebookのイベント作成をしたりして、コンサート開催の告知をします。

その他いろいろ

1.前日リハーサル、当日のスタッフ&演奏者用のお弁当とお茶の手配

2.コンサート後の懇親会兼打ち上げ場所手配
今回はクラウドファンディングで支援してくださった方々と演奏者の懇親会を行います。場所や内容にも気を配ります。

3.コンサート当日会場の前にたてるのぼり旗のポール手配
こちらは福知山市商工会議所さんにお願いしました。

4.ピアノの譜めくりさん手配
5.受付スタッフ手配

こうしてまとめてみると、市役所、商工会議所、新聞社などなど、、、

本当にお世話になっている方々の人数が半端ないですね。。

これにはまだコンサート終了後にやることが書いてないので(苦笑)終わったらそれを書いてみたいと思います。

ではではまた!!